O seu email está a prejudicar o seu negócio?

O email continua a ser uma das ferramentas mais importantes do trabalho. E, curiosamente, também é uma das que mais vezes deixamos ao abandono.

Nesta edição do CanalMail, vamos olhar para algumas dessas pequenas decisões que fazem diferença no dia a dia. Começamos pelo telemóvel, que hoje é muitas vezes o primeiro ecrã onde lemos uma mensagem de trabalho. Há quem use o Gmail, quem prefira o Outlook e quem procure uma alternativa mais simples. O artigo sobre aplicações de email para Android com IMAP e cPanel ajuda a perceber que não precisamos de entregar toda a nossa correspondência a uma plataforma para termos um serviço cómodo. Uma conta bem configurada, com os parâmetros certos, continua a fazer o seu trabalho.

Depois temos o Thunderbird. Confesso que tenho uma certa simpatia por ferramentas que não tentam convencer-nos de que reinventaram a roda. O Thunderbird é um cliente de email que permite organizar contas, mensagens e arquivos sem transformar cada tarefa numa visita guiada a uma plataforma comercial. Não é perfeito. Nenhum programa é. Mas, quando uma ferramenta cumpre o que promete e nos deixa trabalhar sem demasiadas distrações, merece algum respeito.

A escolha do cliente de email, porém, é apenas uma parte da questão. Também interessa perceber que endereço usamos para falar com os outros. Uma empresa que comunica com clientes através de um endereço gratuito pode funcionar perfeitamente durante anos. Não há uma falha técnica automática por usar esse tipo de conta. O problema aparece quando o endereço deixa de transmitir a identidade da empresa, quando a gestão fica dependente de uma conta pessoal ou quando alguém sai e leva consigo o acesso a uma parte importante da comunicação.

Um endereço profissional associado ao domínio da empresa não resolve todos os problemas, mas ajuda a estabelecer uma identidade clara. E há uma diferença entre ter um email que funciona e ter uma estrutura de comunicação que a empresa controla.

Essa estrutura também precisa de memória. O artigo sobre bases de dados antigas e newsletters levanta uma questão que merece mais atenção do que costuma receber. Podemos ter milhares de contactos guardados e, ainda assim, não saber se devemos continuar a enviar-lhes mensagens. Uma lista antiga não é necessariamente uma lista útil. Os contactos mudam, as pessoas deixam de reconhecer a empresa e os consentimentos não se tornam eternos só porque ficaram registados numa folha de cálculo.

Antes de carregar no botão de envio, convém perceber de onde vieram os contactos, para que finalidade foram recolhidos e se continuam a poder ser utilizados. A privacidade não é um obstáculo administrativo que se despacha antes da campanha. É parte da relação com quem está do outro lado.

E, por falar em relações, há uma pergunta que merece ficar na cabeça de quem gere uma empresa. Ainda usamos o Gmail para falar com os nossos clientes porque é realmente a melhor opção para nós, ou simplesmente porque foi a primeira que alguém configurou? Não há mal em usar uma ferramenta conhecida. O que não faz sentido é deixar uma decisão antiga determinar para sempre a forma como a empresa comunica.

No fundo, o email é como a rede de uma empresa. Enquanto funciona, raramente aparece nas reuniões. Quando falha, toda a gente quer saber quem mexeu no switch. A diferença está em preparar as coisas antes de haver problemas. Configurar correctamente as contas, manter os acessos sob controlo, rever os contactos e garantir que as mensagens importantes não dependem do computador de uma única pessoa.

Não precisamos de mudar tudo, comprar mais software ou adoptar a última moda tecnológica. Precisamos de saber o que temos, perceber se ainda serve e corrigir o que está mal.

Porque uma caixa de correio não é apenas um sítio onde chegam mensagens. É, muitas vezes, o primeiro contacto que alguém tem com a nossa empresa. E convém que esse contacto transmita confiança, mesmo antes de abrirmos a mensagem.