Edição n.º 3
Há três coisas que continuam a dar trabalho numa empresa, independentemente da quantidade de ferramentas que compramos. Os e-mails que não chegam ao destino, as mensagens que aparecem diferentes em cada cliente de correio e os utilizadores que misturam assuntos pessoais com o e-mail profissional. Não é novidade. O que muda são os métodos, as ameaças e a paciência necessária para resolver os problemas.
Segurança
9 min de leitura
Ainda há quem imagine que um e-mail de phishing se reconhece à distância. Um remetente estranho, meia dúzia de erros ortográficos e uma promessa de dinheiro fácil. O problema é…
9 min de leitura
Há dias em que basta abrir a caixa de entrada para perceber que alguma coisa não está bem. Entre os pedidos dos clientes, os avisos do servidor e os tickets…
15 min de leitura
Na semana passada, alguém do departamento comercial abriu um ticket no helpdesk. Os e-mails enviados aos clientes estavam a ser entregues normalmente até que, de repente, começaram a desaparecer. Não…
9 min de leitura
Quando o e-mail do chefe não é do chefe Houve um caso em Portugal que devia servir de aviso a qualquer responsável financeiro. O Ministério da Educação transferiu 2,5 milhões…
14 min de leitura
Há uns dias, alguém me perguntou porque é que um e-mail que parecia impecável no browser chegava ao Outlook com as colunas todas desfeitas, os botões fora do sítio e…
Nesta edição do canalmail, começamos pela renderização de HTML em e-mail. Em 2003 já havia dores de cabeça com o assunto e, mais de vinte anos depois, continuamos a testar mensagens em diferentes clientes, a corrigir espaçamentos e a descobrir que aquilo que aparece impecável no nosso ecrã fica completamente diferente no do destinatário. O e-mail não é uma página web. Quem desenvolve mensagens como se fosse está a pedir trabalho extra ao suporte.
Passamos depois à entregabilidade, um tema que merece mais atenção do que costuma receber. Um e-mail legítimo pode acabar no spam sem que o remetente perceba porquê. SPF, DKIM e DMARC já não são detalhes que se deixam para quando alguma coisa corre mal. São parte da manutenção normal do serviço. E mesmo com tudo configurado, há factores que não controlamos inteiramente. A diferença está em ter registos, monitorização e informação suficiente para perceber o que aconteceu, em vez de começar a disparar tickets para todos os lados.
Falamos também da utilização do e-mail profissional para assuntos pessoais. Parece inofensivo até ao dia em que é preciso recuperar uma conta, responder a um pedido de acesso ou perceber onde foram parar determinados dados. A caixa de correio da empresa não é um arquivo pessoal nem um cofre privado. Tem regras, responsabilidades e implicações de segurança que nem sempre são evidentes para quem a utiliza todos os dias.
Por fim, olhamos para dois problemas que continuam a entrar pela porta do helpdesk. O Business Email Compromise, em que alguém se faz passar por um fornecedor, um administrador ou um responsável da empresa para conseguir uma transferência ou obter informação, e o phishing, que já não se limita àquela mensagem mal escrita com um link suspeito. Hoje, um e-mail bem construído pode enganar até um utilizador experiente, sobretudo quando chega no meio de um dia de trabalho cheio de interrupções.
A tecnologia ajuda, mas não substitui os procedimentos. Uma alteração de dados bancários deve ser confirmada por outro canal. Uma password não se partilha porque o pedido parece urgente. E uma mensagem que exige uma decisão imediata merece, muitas vezes, alguns minutos de desconfiança. Não resolve tudo, mas evita que um simples clique se transforme numa reunião de emergência.
No fundo, o correio electrónico continua a ser uma das ferramentas mais importantes de uma empresa e, curiosamente, uma das que mais facilmente damos por garantidas. Até deixar de funcionar como esperamos. É nessa altura que descobrimos se tínhamos uma configuração bem feita, procedimentos documentados e pessoas preparadas para responder. O falhanço não deixa rasto, mas acrescenta experiência. O problema é que, quando falamos de segurança e de dinheiro, sai geralmente mais caro aprender assim.
Boa leitura.
