Há coisas que só se descobrem quando correm mal. Como o dia em que um cliente envia uma proposta para o endereço errado, uma mensagem importante fica perdida no meio de centenas de emails ou alguém percebe que o endereço usado pela empresa há cinco anos continua a ser o mesmo que criou para jogar online. Acontece. E nem sempre há um backup que resolva o problema.
O email continua a ser uma das ferramentas de trabalho mais utilizadas nas empresas. Não precisa de grandes apresentações, não exige formação especial e funciona em praticamente todo o lado. O problema é que, por ser tão banal, também é fácil descurar a forma como está configurado.
Um endereço como geral@empresa.pt identifica imediatamente o negócio. Já um endereço gratuito, associado a uma conta pessoal, não transmite a mesma imagem. Não significa que a empresa trabalhe pior, claro. Mas, quando um potencial cliente está a comparar fornecedores, todos os pormenores contam. E não custa nada começar pelo básico.
É precisamente para isso que servem os planos de Email Profissional da PME.pt, permitir que cada empresa utilize endereços associados ao seu próprio domínio, com diferentes capacidades de armazenamento e números de contas, sem complicar desnecessariamente a gestão do correio eletrónico.
Quanto espaço precisa realmente para o email?
A resposta depende da utilização. Como quase tudo em informática, aliás.
Uma empresa que recebe sobretudo mensagens de texto e alguns documentos em PDF tem necessidades diferentes de um gabinete que troca diariamente folhas de cálculo, apresentações e ficheiros de maior dimensão. Depois há o histórico de mensagens, que tende a crescer enquanto ninguém se lembra de o limpar.
A PME.pt disponibiliza três categorias de planos de Email Profissional: 2 GB, 5 GB e 10 GB por conta. Em cada categoria, existem opções com 5, 10 ou 25 contas de email.
Os planos de 2 GB começam nos 1,03 €/mês e destinam-se a quem procura uma solução económica para as comunicações do dia a dia. Para um profissional independente ou uma pequena empresa, pode ser suficiente. Não vale a pena pagar por espaço que nunca se utiliza, embora também não seja boa ideia ficar sem capacidade a meio de uma semana de trabalho.
Se o email já faz parte do centro de operações da empresa, os planos de 5 GB, a partir de 1,72 €/mês, oferecem mais margem. São uma alternativa a considerar quando há muitos anexos ou quando se pretende conservar um histórico de mensagens mais extenso.
Para quem precisa de ainda mais espaço, os planos de 10 GB começam nos 2,86 €/mês. Podem fazer sentido em empresas que recebem regularmente ficheiros volumosos ou que utilizam o correio eletrónico de forma intensiva.
Estes valores são os preços mensais apresentados para as modalidades indicadas. As condições comerciais e a periodicidade de pagamento podem influenciar o valor final, pelo que convém confirmar os detalhes na página dos planos antes de contratar.
Cinco contas chegam? E dez? E vinte e cinco?
Aqui a questão já não é apenas o espaço disponível. É saber quantos endereços fazem falta à empresa.
Uma pequena organização pode precisar de geral@, comercial@ e administracao@, por exemplo. Uma equipa maior poderá querer separar os contactos por departamento ou disponibilizar um endereço próprio a cada colaborador.
Os planos da PME.pt permitem escolher entre 5, 10 ou 25 contas, em cada uma das três categorias de armazenamento. A escolha deve acompanhar as necessidades reais do negócio, sem esquecer que estas podem mudar.
Há, no entanto, um pormenor que convém esclarecer, criar vários endereços não significa necessariamente que cada um tenha de corresponder a um colaborador. Um endereço geral pode servir para receber pedidos de informação, enquanto outro fica reservado à faturação ou ao apoio ao cliente. A forma de organizar as contas depende do funcionamento da empresa e das opções disponíveis no serviço contratado.
O objetivo é simples, dar a cada contacto um lugar próprio, em vez de transformar uma única caixa de entrada num arquivo onde ninguém encontra nada.
Webmail, Outlook e outras ferramentas do dia a dia
Um serviço de email não serve de muito se for complicado de utilizar.
Os planos incluem acesso por webmail, permitindo consultar as mensagens através de um navegador, sem instalar aplicações adicionais. Também é possível configurar as contas em programas compatíveis, como o Microsoft Outlook ou o Apple Mail, utilizando os protocolos disponibilizados pelo serviço.
O IMAP permite consultar e organizar as mensagens a partir de diferentes dispositivos, mantendo a caixa de correio sincronizada. O POP3 é outra opção de acesso, embora o seu comportamento dependa da configuração utilizada. Para quem consulta o email no computador do escritório e no telemóvel quando está fora, convém escolher a configuração adequada desde o início.
Existem ainda funcionalidades como filtros antispam e antivírus, reencaminhamentos e respostas automáticas, bem como a gestão das contas através do cPanel.
Nada disto dispensa cuidados básicos. Um filtro antispam não identifica todas as mensagens maliciosas, tal como uma firewall não resolve todos os problemas de segurança de uma rede. E, se uma conta for comprometida por causa de uma password fraca ou reutilizada, ter um domínio próprio não vai servir de escudo.
A segurança começa na configuração, continua na utilização diária e exige alguma atenção. Não é particularmente emocionante, mas também não é suposto ser.
Já tem um domínio? Então falta menos do que pensa.
Se a empresa já tem um domínio registado, pode utilizá-lo nos endereços de email. Por exemplo, quem tem minhaempresa.pt poderá criar endereços como geral@minhaempresa.pt ou comercial@minhaempresa.pt.
O domínio funciona como a identificação da empresa na Internet. Serve para o website e pode também ser utilizado no correio eletrónico, ajudando a manter uma identidade coerente nas comunicações.
Se ainda não tem domínio próprio, esse será o primeiro passo. A partir daí, poderá escolher o serviço de email mais adequado às necessidades do negócio.
Não é preciso inventar uma arquitectura complicada para começar. O essencial é escolher um nome adequado, configurar correctamente o serviço e garantir que as contas ficam acessíveis a quem precisa delas.
E se nenhum dos planos se ajustar às necessidades?
Nem todas as empresas cabem numa tabela de preços. Há quem precise de mais contas, quem tenha necessidades específicas de armazenamento e quem simplesmente queira esclarecer algumas dúvidas antes de tomar uma decisão.
Nesses casos, a PME.pt permite solicitar um orçamento para um plano personalizado. É uma opção a considerar quando as modalidades disponíveis não correspondem exactamente ao que a empresa procura.
Antes de escolher, vale a pena fazer um pequeno levantamento, quantas contas são necessárias, quanto espaço está efectivamente ocupado e como é utilizado o email. São perguntas simples, mas ajudam a evitar duas situações frequentes: contratar uma solução demasiado limitada ou pagar por recursos que ficam por utilizar.
E não se esqueça de outra coisa. O correio eletrónico não substitui uma política de backup. Se as mensagens e os anexos forem importantes para a actividade da empresa, confirme quais são as opções de cópia de segurança e recuperação disponibilizadas pelo serviço. Mais vale esclarecer isso antes de precisar de recuperar alguma coisa.
Email profissional sem complicações desnecessárias
No fundo, o email é uma ferramenta de trabalho. Deve funcionar, permitir o acesso às mensagens e ajudar a empresa a comunicar sem criar problemas adicionais.
Os planos de Email Profissional da PME.pt oferecem diferentes capacidades de armazenamento e opções com 5, 10 ou 25 contas, com preços a partir de 1,03 €/mês. A escolha depende do número de utilizadores, do volume de mensagens e das necessidades de cada negócio.
Não é preciso transformar uma caixa de correio num projecto de engenharia. Mas também não convém deixar uma ferramenta tão importante entregue ao acaso.
Consulte os planos de Email Profissional da PME.pt e escolha a solução mais adequada à sua empresa