Há uns tempos, um colega pediu-me ajuda porque um cliente não respondia aos emails. Fomos ver o histórico, confirmámos que as mensagens tinham sido enviadas e não havia erros no servidor. Tudo aparentemente normal. Até que reparei no endereço do remetente. Era um Gmail pessoal, com um nome que misturava o nome próprio e uns números.
O problema não estava na rede, no servidor de email ou na firewall. Estava na imagem que a empresa transmitia antes sequer de alguém abrir a mensagem.
Podemos ter um servidor bem configurado, backups a correr todas as noites e uma rede que funciona como deve ser. Mas, se depois enviamos uma proposta comercial a partir de um endereço gratuito, há ali qualquer coisa que não encaixa.
Não quer dizer que o Gmail seja mau. Uso-o, conheço-o e sei perfeitamente o que faz. A questão é outra. Uma empresa deve ter um endereço de email associado ao seu próprio domínio. Não é uma questão de moda, nem de parecer maior do que aquilo que é. É uma questão de profissionalismo, confiança e controlo.
O endereço de email também trabalha pela empresa
Imagine que recebe duas propostas para o mesmo serviço. Uma vem de “joao.silva@gmail.com”. A outra chega de “joao@asuaempresa.pt”.
O conteúdo pode ser exactamente igual. Os preços também. E, no entanto, o segundo endereço transmite uma imagem mais consistente. O nome da empresa está lá, sem precisar de explicações adicionais.
Claro que um endereço personalizado não transforma um mau fornecedor num bom fornecedor. Já vi empresas com sites excelentes e um serviço de apoio que parecia estar ligado a um servidor desligado. Mas a primeira impressão conta, e o endereço de email faz parte dela.
Quando uma empresa utiliza o seu próprio domínio, reforça a identidade da marca em cada mensagem enviada. Uma proposta, uma factura, uma resposta a um pedido de informação ou até uma simples confirmação de reunião passam a ser oportunidades para manter essa identidade presente.
É um pequeno detalhe, mas repete-se todos os dias. E os pequenos detalhes, quando se acumulam, acabam por fazer diferença.
O domínio é a base de tudo
Para ter um email como “geral@asuaempresa.pt”, precisa de registar o domínio “asuaempresa.pt” e contratar um serviço de email que permita utilizar esse domínio.
O domínio é o endereço da empresa na Internet. O serviço de email trata das caixas de correio, do envio e da recepção das mensagens. São coisas diferentes, embora trabalhem em conjunto.
Do lado técnico, há registos DNS para configurar, servidores de email para identificar e mecanismos de autenticação que convém não deixar ao acaso. SPF, DKIM e DMARC são nomes que aparecem frequentemente nestas configurações. Não é necessário que o gerente da empresa saiba configurá-los, tal como não precisa de saber trocar um disco num servidor. Mas alguém tem de garantir que ficam bem configurados.
Caso contrário, as mensagens podem acabar na pasta de spam, ser rejeitadas pelos servidores de destino ou ficar sujeitas a tentativas de falsificação do remetente.
Ter um endereço personalizado não resolve, por si só, todos os problemas de segurança e de entrega de email. É apenas o princípio. A configuração correcta e a manutenção do serviço continuam a ser necessárias.
Não precisa de uma infraestrutura complicada
Há uma ideia que ainda aparece com alguma frequência. A de que ter email com domínio próprio implica montar um servidor, comprar equipamento e contratar alguém para tomar conta daquilo.
Não implica.
Uma pequena empresa pode ter o seu domínio e utilizar um serviço de email alojado, sem instalar servidores na sala do escritório ou acrescentar mais uma máquina ao bastidor. As caixas de correio ficam disponíveis através de aplicações de email ou do webmail, conforme o serviço contratado.
Também não precisa de criar vinte endereços logo no primeiro dia. Pode começar com uma caixa para o contacto geral e outra para a pessoa responsável pelas vendas. Mais tarde, se fizer sentido, acrescenta endereços para a facturação, o apoio ao cliente ou os restantes elementos da equipa.
O importante é pensar um pouco na organização antes de começar a distribuir endereços.
E convém não esquecer uma coisa. O email da empresa é uma ferramenta de trabalho. Se deixar de funcionar, alguém vai abrir um ticket, telefonar para o apoio técnico e perguntar porque é que não consegue enviar a proposta que devia ter saído há meia hora.
Por isso, vale a pena escolher um serviço adequado às necessidades da empresa, com capacidade suficiente, suporte técnico e medidas de segurança apropriadas. E, como em qualquer sistema que guarda informação relevante, convém perceber que opções existem para proteger e recuperar as mensagens.
E se amanhã mudar de fornecedor?
É uma pergunta que raramente aparece no momento da contratação, mas devia aparecer.
Se o domínio pertence à empresa, esta tem uma base que pode manter mesmo que decida mudar de alojamento ou de serviço de email. A configuração terá de ser ajustada, as caixas de correio poderão precisar de ser migradas e será necessário planear a mudança para evitar interrupções.
Mas o endereço pode continuar a ser o mesmo.
É uma vantagem prática que se percebe melhor quando chega a altura de mudar de fornecedor. Os clientes não precisam de aprender um novo endereço, os documentos comerciais não ficam desactualizados por causa de uma alteração de serviço e a identidade digital da empresa não depende inteiramente de uma plataforma externa.
Naturalmente, isto exige que o domínio esteja devidamente registado e sob controlo da empresa. Convém saber quem tem acesso à conta de gestão, quando termina o registo e como se recupera o acesso em caso de problema. A renovação automática ajuda, mas não substitui a monitorização. Já vi problemas suficientemente simples transformarem-se em urgências por falta de acompanhamento.
O falhanço não deixa rasto mas acrescenta experiência. Ainda assim, prefiro evitar a experiência de descobrir que um domínio expirou numa segunda-feira de manhã.
Quanto custa parecer mais profissional?
Depende do domínio e do serviço de email escolhidos. Não existe um preço único que se aplique a todas as empresas.
O que faz sentido é olhar para o custo anual do domínio e do email como parte das despesas normais de funcionamento, tal como acontece com o alojamento do site ou com outras ferramentas de trabalho.
Não é necessário contratar um pacote excessivo, nem pagar por funcionalidades que ninguém vai utilizar. Para muitas pequenas empresas, uma solução simples chega perfeitamente. Para outras, com vários colaboradores, necessidades de arquivo ou requisitos específicos de segurança, será preciso avaliar opções diferentes.
O essencial é perceber o que está incluído, quais são os limites das caixas de correio, como funciona o suporte e que medidas existem para proteger os dados.
Há também uma vantagem que não aparece numa tabela de preços. Quando o endereço de email utiliza o domínio da empresa, cada colaborador contribui para uma comunicação mais coerente. A marca deixa de estar presente apenas no site, nos cartões de visita ou na assinatura das propostas. Passa a acompanhar o trabalho diário.
Comece pelo domínio. O resto resolve-se.
Se a sua empresa ainda utiliza exclusivamente um endereço de email gratuito, talvez esteja na altura de tratar do assunto.
Verifique primeiro se o domínio que pretende está disponível. Se já tiver um domínio registado, confirme quem o gere e se está devidamente renovado. Depois, escolha um serviço de email adequado às suas necessidades e garanta que a configuração técnica fica bem feita.
Não precisa de transformar isto num projecto de seis meses, com reuniões, apresentações e uma folha de cálculo com quarenta separadores. Na maioria dos casos, é uma tarefa relativamente simples, desde que se saiba o que fazer.
No fundo, trata-se de dar à empresa um endereço que lhe pertence e uma forma de comunicar que esteja à altura do trabalho que faz.
Porque o cliente pode nunca perguntar onde está alojado o seu email, que servidor utiliza ou como estão configurados os registos DNS. Mas vai ver o endereço sempre que receber uma mensagem sua.
E, quando se trata de transmitir confiança, convém não deixar a primeira impressão entregue ao acaso.