São 9h15. Abres o Thunderbird, tens 47 mensagens por ler e, antes de conseguires pegar no primeiro ticket do helpdesk, já estás a arrastar faturas para uma pasta, notificações para outra e mensagens de fornecedores para uma terceira. Todos os dias a mesma coisa. Se isto faz parte da tua rotina, tenho más notícias. Estás a fazer manualmente um trabalho que o Thunderbird consegue fazer sozinho.
Os filtros de mensagens são uma daquelas funcionalidades que estão disponíveis há anos, funcionam bem e, mesmo assim, continuam esquecidas. Talvez porque ninguém tenha tempo para configurar mais uma coisa. O que é curioso, porque são precisamente essas pequenas tarefas repetitivas que nos roubam tempo ao longo do dia.
A ideia é simples. Dizes ao Thunderbird o que deve procurar numa mensagem e o que fazer quando a encontrar. Pode verificar o remetente, o assunto, o destinatário ou outros campos e executar uma ação sem precisares de mexer no rato.
Imagina que recebes regularmente mensagens cujo assunto contém a palavra «Fatura». Queres que todas sigam para a pasta «Financeiro» e recebam a etiqueta «Contabilidade». Configuras um filtro com essas condições, guardas e está feito. Da próxima vez que chegar uma mensagem correspondente, o Thunderbird trata do assunto. Literalmente.
Para criar um filtro, abre o Thunderbird e entra em Ferramentas > Filtros de mensagens. Seleciona a conta de e-mail correta, porque os filtros estão associados às contas, e cria um novo. Dá-lhe um nome que faça sentido, como «Faturas para Financeiro». Define a condição para que o assunto contenha «Fatura» e escolhe as ações de mover a mensagem para a pasta «Financeiro» e aplicar a etiqueta «Contabilidade». Guarda as alterações.
A partir daqui, há uma diferença que convém perceber. Os filtros podem correr automaticamente quando chegam novas mensagens, mas também podem ser executados manualmente sobre mensagens que já estão nas pastas. Esta segunda opção dá jeito quando estás a organizar uma caixa de correio antiga ou quando decides, finalmente, pôr ordem naquela pasta onde tudo foi parar nos últimos três anos.
Na janela dos filtros, verifica quando e onde o filtro é executado. Para tratar as mensagens novas, configura-o para correr na receção de mensagens. Para limpar mensagens existentes, seleciona a pasta pretendida e executa o filtro manualmente através das opções disponíveis. Atenção a um pormenor. Nem todas as ações funcionam da mesma maneira em todos os contextos, e os filtros de receção podem ter comportamentos diferentes consoante o tipo de conta e o servidor. Convém testar antes de aplicar uma regra a milhares de mensagens.
E o que pode fazer um filtro? Pode mover mensagens entre pastas, aplicar etiquetas, marcar mensagens como lidas ou reencaminhá-las, entre outras ações disponíveis. Podes combinar condições e ações para adaptar o comportamento ao que realmente precisas. Só não transformes isto numa árvore de Natal com 30 regras sobrepostas. Quando dois filtros começam a disputar a mesma mensagem, descobrir porque é que um e-mail desapareceu da caixa de entrada pode dar mais trabalho do que o que pretendias poupar.
Há uma forma ainda mais rápida de criar filtros. Chama-se quickFilters.
Esta extensão do Thunderbird foi pensada precisamente para evitar a passagem repetitiva pelos menus. Em vez de construíres uma regra do princípio, podes arrastar uma mensagem para uma pasta e deixar a extensão analisar os seus atributos para propor um filtro. Depois, confirmas as condições e as ações sugeridas.
O processo é praticamente drag, click, click. Arrastas, confirmas e guardas. Em muitos casos, consegues criar um filtro em menos de 10 segundos, dependendo dos critérios que precisas de ajustar. Não é magia. É simplesmente aproveitar a informação que já existe na mensagem em vez de a voltares a introduzir à mão.
Naturalmente, nem todas as mensagens de um fornecedor devem seguir automaticamente para a mesma pasta. Uma fatura pode ter de ir para o Financeiro, mas uma notificação de falha num serviço pode exigir atenção imediata. Por isso, antes de automatizares tudo, pensa nas exceções. Um filtro mal configurado também consegue esconder problemas com uma eficiência impressionante.
No fundo, aplica-se aqui a mesma regra que usamos na administração de sistemas. Automatiza as tarefas repetitivas, mantém as regras simples e verifica se o resultado corresponde ao esperado. Se criares um filtro para as faturas, testa-o com algumas mensagens antes de o deixares trabalhar sozinho.
E documenta o que fizeste. Pode parecer exagerado para uma regra de correio eletrónico, mas daqui a seis meses, quando alguém perguntar porque é que as mensagens de determinado fornecedor nunca aparecem na caixa de entrada, vais agradecer teres dado um nome decente ao filtro.
O Thunderbird já tem as ferramentas necessárias. Se quiseres ir mais depressa, tens o quickFilters. Só precisas de deixar de tratar a caixa de correio como uma pasta de ficheiros que exige intervenção manual a cada cinco minutos. O falhanço não deixa rasto mas acrescenta experiência. No caso dos filtros, é preferível que a experiência venha de um teste controlado e não de uma fatura importante perdida numa pasta que ninguém se lembra de abrir.